SharePoint Online Premium je napredna rešitev v okolju Microsoft 365, ki s pomočjo umetne inteligence avtomatizira obdelavo dokumentov in jih spremeni v uporaben vir poslovnih podatkov. Platforma omogoča samodejno izluščevanje ključnih informacij, integracijo e-podpisovanja ter napredno prepoznavanje besedila (OCR), kar bistveno zmanjša ročno delo pri upravljanju pogodb, računov in ostale dokumentacije. S prilagodljivim plačilnim modelom glede na porabo (prek storitve Azure) je idealna izbira za podjetja, ki želijo celovito digitalizirati, pohitriti in optimizirati svoje poslovne procese.

Uvod

V večini organizacij se količina dokumentov hitro povečuje: pogodbe, računi, zapisniki, projektna dokumentacija, tehnični opisi, kadrovske mape in številni drugi zapisi se pogosto nahajajo v različnih knjižnicah, mapah in procesih. SharePoint Online je že dolgo osrednje mesto za sodelovanje in upravljanje dokumentov v Microsoft 365, vendar se pričakovanja uporabnikov spreminjajo. Danes ni več dovolj, da dokumente zgolj shranimo in delimo; organizacije želijo iz vsebine hitreje pridobiti uporabne informacije, zmanjšati ročno delo in vzpostaviti bolj nadzorovane procese upravljanja dokumentacije.

V ta kontekst sodi SharePoint Online Premium, Microsoftov nabor naprednih zmogljivosti za delo z vsebinami v Microsoft 365. Rešitev združuje funkcionalnosti za samodejno obdelavo dokumentov, prepoznavanje podatkov, uporabo umetne inteligence in boljše upravljanje informacij skozi celoten življenjski cikel dokumenta.

V tem uvodnem članku so povzeti osnovni koncepti SharePoint Online Premium, glavne skupine funkcionalnosti, način omogočanja storitev ter primeri, kje lahko takšne zmogljivosti v praksi prinesejo največjo vrednost.

Kaj je SharePoint Online Premium?

SharePoint Online Premium je nadgradnja standardnega okolja SharePoint Online. Namenjena je organizacijam, ki želijo dokumente obravnavati kot vir poslovnih podatkov, ne le kot datoteke v knjižnici.

V praksi gre za nadaljevanje in preimenovanje zmogljivosti, ki smo jih poznali pod imenom Microsoft Syntex. SharePoint Premium uporablja umetno inteligenco in strojno učenje za razumevanje vsebine, samodejno razvrščanje dokumentov, prepoznavanje ključnih podatkov in podporo poslovnim procesom, ki temeljijo na dokumentih.

Bistvena razlika v primerjavi s klasičnim shranjevanjem dokumentov je v tem, da vsebina postane bolj uporabna: podatki iz dokumentov se lahko uporabijo za metapodatke, iskanje, avtomatizacijo, poročanje ali skladnostne postopke.

Katere funkcionalnosti vključuje SharePoint Online Premium?

SharePoint Online Premium vključuje več povezanih funkcionalnosti. Nekatere so namenjene razumevanju vsebine, druge avtomatizaciji obdelave dokumentov, upravljanju pravil ali izboljšanju uporabniške izkušnje pri iskanju in uporabi informacij.

1. Razumevanje vsebin

»Content Understanding« pomaga pri prepoznavanju pomembnih informacij v dokumentih. Pri pogodbah so to lahko na primer številka pogodbe, pogodbeni partner, datum začetka in poteka veljavnosti ali znesek. Pri računih so to lahko dobavitelj, datum računa, davčna številka in skupna vrednost.
• številke pogodb,
• datumi veljavnosti,
• nazivi strank,
• zneski,
• identifikacijske oznake,
• drugi poslovni podatki.

Ko so ti podatki prepoznani, jih je mogoče zapisati kot metapodatke v knjižnico dokumentov. S tem postanejo uporabni za filtre, poglede, pravila hrambe, Power Automate tokove, poročila ali naprednejše iskanje.

2. Strukturno procesiranje dokumentov

Funkcionalnost omogoča obdelavo strukturiranih dokumentov, kot so:
• računi,
• naročilnice,
• obrazci,
• dobavnice,
• standardizirane pogodbe.
Pri takšnih dokumentih je razporeditev podatkov običajno predvidljiva, zato lahko sistem prepozna in izlušči vnaprej določena polja. Tipičen primer je obdelava prejetih računov, kjer želimo samodejno pridobiti številko računa, dobavitelja, datum zapadlosti in znesek.

3. Procesiranje nestrukturiranih dokumentov

Namenjena je dokumentom, ki nimajo strogo določene strukture, na primer:
• pogodbe,
• zapisniki,
• tehnična dokumentacija,
• dopisi,
• poslovna korespondenca
• slike.
Pri nestrukturiranih dokumentih podatki niso vedno na istem mestu ali zapisani na enak način. Umetna inteligenca zato analizira besedilo in kontekst ter poskuša prepoznati relevantne informacije tudi takrat, ko se oblika dokumenta razlikuje od primera do primera.

4. Optical Character Recognition (OCR)

OCR omogoča pretvorbo slik, skeniranih dokumentov in nekaterih PDF datotek v besedilo, ki ga je mogoče iskati in nadalje obdelovati.

To pomeni, da lahko uporabniki iščejo informacije tudi znotraj:
• PDF dokumentov,
• skeniranih pogodb,
• fotografij dokumentov,
• digitaliziranega arhiva.

5. Integracija e-podpisovanja

SharePoint Online Premium vključuje integracijo z elektronskim podpisovanjem dokumentov.
Organizacije lahko vzpostavijo procese za:
• pripravo dokumentov za podpis,
• pošiljanje v podpis,
• spremljanje statusa podpisovanja,
• arhiviranje podpisanih dokumentov.

Takšen pristop je posebej uporaben pri pogodbah, soglasjih, naročilnicah in drugih dokumentih, kjer podpisovanje pogosto povzroča zamude ali zahteva dodatno ročno spremljanje.

6. AI-podprto delo z dokumenti

Ker je SharePoint Online Premium povezan z Microsoft 365 in storitvami umetne inteligence, lahko uporabnikom pomaga hitreje razumeti vsebino dokumentov. Namesto ročnega pregledovanja daljših datotek lahko uporabnik pridobi povzetek, poišče ključne informacije ali zastavi vprašanje na podlagi vsebine, do katere ima ustrezne pravice dostopa.

Kako omogočiti SharePoint Online Premium?

Pred uvedbo je treba preveriti licenčne pogoje, razpoložljivost posameznih funkcionalnosti v »tenant« okolju in način obračunavanja. Pri tem je smiselno ločiti med funkcionalnostmi, ki zahtevajo uporabniške licence, in funkcionalnostmi, ki se obračunavajo glede na dejansko porabo.

Povezava z Azure Subscription

Določene funkcionalnosti SharePoint Online Premium uporabljajo oblačne storitve za obdelavo dokumentov in izvajanje operacij umetne inteligence. Ker se nekatere od teh storitev obračunavajo glede na porabo, je priporočljivo že pred uvedbo določiti, katere knjižnice in procesi bodo vključeni ter kakšen obseg uporabe pričakujemo.

Za uporabo teh funkcionalnosti mora administrator:
• vzpostaviti Azure Subscription,
• konfigurirati Microsoft Cost Management,
• povezati Microsoft 365 tenant z Azure Subscription,
• omogočiti obračunavanje posameznih Premium storitev.

Po vzpostavitvi povezave se stroški praviloma obračunavajo glede na število obdelanih dokumentov oziroma izvedenih operacij, odvisno od uporabljene funkcionalnosti.

Takšen model je lahko prednost, ker omogoča postopno uvedbo in boljši nadzor nad stroški, zahteva pa tudi spremljanje porabe in jasna pravila, kje se bodo napredne funkcionalnosti uporabljale.

Postopek omogočanja:
1. V Admin centru poiščemo »Pay-as-you-go services setup« 
2. Na zavihku »billing«, moramo pred omogočanjem posameznih funkcionalnosti izbrati »Subscription«/naročnino, na kateri se bodo obračunavali stroški porabe.
3. Med nastavitvami omogočimo posamezne storitve, ki bi jih želeli omogočiti. 
Npr. za omogočanje »Autofill columns« izberemo »On« in lahko določimo tudi specifična mesta, kjer bo ta funkcionalnost delovala.

Komu je SharePoint Online Premium namenjen?

SharePoint Online Premium je najbolj smiseln tam, kjer dokumenti niso le arhiv, ampak pomemben del poslovnega procesa. To velja predvsem za organizacije, ki:
• upravljajo velike količine dokumentacije,
• obdelujejo pogodbe in račune,
• izvajajo digitalizacijo poslovnih procesov,
• želijo zmanjšati ročno delo pri klasifikaciji dokumentov,
• potrebujejo skladnost z regulatornimi zahtevami,
• želijo uporabiti umetno inteligenco za učinkovitejše delo z informacijami.

V praksi se koristi najpogosteje pokažejo v finančnih službah, pravnih oddelkih, kadrovskih službah, nabavi, projektnih pisarnah in oddelkih, ki skrbijo za kakovost ali skladnost poslovanja.

Zaključek

SharePoint Online Premium nadgrajuje klasično upravljanje dokumentov v Microsoft 365 z zmogljivostmi, ki organizacijam pomagajo bolje razumeti, obdelovati in nadzorovati vsebino. Njegova vrednost ni samo v dodatnih funkcijah, temveč predvsem v tem, da lahko dokumenti postanejo aktivni del poslovnih procesov.

Z ustrezno uvedbo lahko organizacija zmanjša ročno prepisovanje podatkov, izboljša kakovost metapodatkov, pospeši iskanje informacij in vzpostavi bolj dosledna pravila za ravnanje z dokumenti. Pomembno pa je, da se uvedba načrtuje postopno: najprej z jasnimi primeri uporabe, nato s testiranjem modelov, spremljanjem porabe in vključevanjem uporabnikov.

V naslednjih člankih se bom poglobil v posamezne funkcionalnosti SharePoint Premium, zato vabljeni k branju.

Robi Vončina

SharePoint arhitekt, predavatelj

MVP, MCT

robi.voncina@kompas-xnet.si

Imate dodatna vprašanja?

Za več informacij smo vam vedno z veseljem na voljo. Pišite nam na info@kompas-xnet.si ali nas pokličite 01 5136 990.