Microsoft Copilot v SharePointu spreminja način interakcije uporabnikov z vsebino, avtomatizacijo delovnih tokov in učinkovitejšim sodelovanjem.

Microsoft Copilot in SharePoint

Microsoft Copilot v SharePointu spreminja način interakcije uporabnikov z vsebino, avtomatizacijo delovnih tokov in učinkovitejšim sodelovanjem. Z izkoriščanjem AI-podpore Copilot izboljšuje ustvarjanje dokumentov, upravljanje mest in analizo podatkov. V prejšnji številki Pike je bil predstavljen Copilot Agent v SharePoint-u, danes pa si bomo pogledali kaj je razlika s tistim agentom, ki ga lahko ustvarimo v Copilot Studio.

Ključne zmogljivosti Copilota v SharePointu

1. Ustvarjanje vsebine na podlagi umetne inteligence
Copilot lahko generira strani, novice in povzetke dokumentov na podlagi pozivov, prejšnjih dokumentov in organizacijske vsebine.

2. Inteligentno iskanje in vpogledi
Uporabniki lahko hitro najdejo ustrezno vsebino, dobijo AI-povzete informacije in prejmejo kontekstualne predloge za dokumente in metapodatke.

3. Avtomatizirani delovni tokovi in upravljanje
S Power Automate in Copilotom lahko uporabniki ustvarijo delovne tokove z uporabo naravnega jezika, kar poenostavi odobritve dokumentov in obvestila.

4. Pametna dovoljenja in priporočila za dostop
Copilot predlaga optimalne nastavitve dovoljenj, kar administratorjem pomaga pri varnem in učinkovitem upravljanju dostopa.

5. Izboljšano upravljanje seznamov in knjižnic
Copilot avtomatizira označevanje metapodatkov, predlaga vrednosti stolpcev in izboljšuje uporabnost seznamov SharePoint z inteligentno kategorizacijo.

Copilot Agent: SharePoint vs. Copilot Studio

Copilot Agent v SharePointu
Copilot agent v SharePointu je zasnovan predvsem za pomoč pri upravljanju dokumentov in spletnih mest. Izboljšuje sodelovanje z ustvarjanjem vsebine, povzetki dokumentov in avtomatizacijo delovnih tokov znotraj okolja SharePoint.

Ključne prednosti:
•    Poenostavi ustvarjanje in upravljanje dokumentov.
•    Ponuja AI-podprta priporočila za metapodatke in dovoljenja.
•    Avtomatizira delovne tokove s Power Automate integracijo.
•    Izboljšuje iskanje s pametnimi vpogledi.

Copilot Agent v Copilot Studiu
Copilot agent, ustvarjen v Copilot Studiu, je bolj napreden in prilagodljiv AI pomočnik. Omogoča organizacijam, da gradijo AI-podprte pogovorne agente, ki se integrirajo z različnimi aplikacijami Microsoft 365, zunanjimi podatkovnimi viri in API-ji po meri.

Ključne prednosti:
•    Prilagodljiv za specifične poslovne scenarije.
•    Integrira se s Power Automate, Power Apps in zunanjimi API-ji.
•    Podpira večkanalne interakcije (Teams, SharePoint itd.).
•    Zagotavlja napredne AI-zmožnosti z razumevanjem naravnega jezika.

Ustvarjanje Copilot Agenta v Copilot Studiu

Dostop do Copilot Studia
1.    Odprite Microsoft Copilot Studio (https://copilotstudio.microsoft.com).
2.    Prijavite se s svojimi Microsoft 365 poverilnicami.

Ustvarjanje novega Copilota
1.    Kliknite Ustvari in izberite »New agent«.
2.    Izberite pred pripravljeno predlogo ali začnite iz nič.
3.    Poimenujte svojega agenta in izberite ustrezen delovni prostor.

Določanje navodil
V razdelku navodil, je ključnega pomena, da zagotovimo navodila za Copilota. V navodilih mu podamo navodila, kako naj se obnaša. Npr. lahko mu povemu kakšen mora biti ton jezika, lahko mu naročimo, naj na koncu doda tudi nauk ali šalo.

Primer:
"give precise answers to employees based on their questions. try to provide informal language and always finish with a short life enhancing quote or a short joke. Before the quote or a joke, always start with "here are my two cents on your question"
Lahko mu tudi naročimo, naj bo razlaga, kot da razlaga 10 letnemu otroku.

Primer:
»give precise answers to employees based on their questions. try to provide informal language and always finish with a short life enhancing quote or a short joke. Before the quote or a joke, always start with "here are my two cents on your question". You can answer in only 2 sentences. Write in language for 10 years old kid to understand.« 

Določanje tem in sprožilcev
1.    V razdelku Teme kliknite Nova tema.
2.    Določite sprožilno frazo (npr. "Pomoč pri odobritvi dokumenta").
3.    Dodajte odgovore in dejanja, ki bodo vodila pogovor oz. ki bodo v pomoč pri vrtanju v podatke. Odgovori in dejanja so v bistvu v naprej pripravljene teme, ki pomagajo uporabniku pridobiti dodatne informacije.

Dodajanje virov znanja
1.    Med viri znanja lahko izberemo možnost »Dodaj vir«. V pogovornem oknu si lahko izberemo opcije:
       1. SharePoint
       2. Spletna stran
       3. Dataverse, ki je trenutno še v Preview načinu.

2.    V primeru, da izberemo vir SharePoint, nas vpraša za URL mesta, od koder bi radi črpali vsebine. Lahko dodate URL celotne zbirke mest ali pa podmesta.

Kanali
Ko imate Agenta pripravljenega, se lahko tudi odločite, kje bo agent na voljo. Na voljo imamo kar nekaj kanalov, nekaj je tudi takih, ki so premium oz. so na voljo za dodatno plačilo.

V primeru, da želite, da je agent na voljo v Teams aplikaciji, lahko izberete kanal Teams in objavite agenta. Po objavi, lahko v Teams med aplikacijami poiščete vašega agenta in ga dodate na navigacijski stolpec. 

V agenta/klepet lahko potem vpišete svoja sporočila in agent bo odgovoril glede na vire in pravila, ki smo mu jih zastavili.

Optimizacija Copilota za največjo učinkovitost

Ker Copilot uporablja žive podatke, ki so dostopni in definirani na vašem Copilotu, je za čim boljšo uporabo priporočljiva tudi nenehna optimizacija. Za ta namen imate na voljo kar nekaj poročil, s katerim lahko pridobite vpogled v uporabo. Nenazadnje, pa so lahko pomembne tudi naslednje iztočnice:
•    Usposabljanje uporabnikov: Izvedite izobraževalne seje o optimizaciji pozivov za boljšo AI-generirano vsebino.
•    Spremljanje AI-izhodov: Redno preverjajte predloge Copilota, da zagotovite točnost.
•    Izpopolnjevanje varnostnih nastavitev: Periodično preverjajte dovoljenja in skladnost z varnostnimi politikami.

Zaključek
Microsoft Copilot v SharePointu izboljšuje sodelovanje, avtomatizira delovne tokove in optimizira upravljanje dokumentov z AI-pomočjo. Medtem pa Copilot Studio omogoča napredno prilagajanje in integracijo s številnimi platformami. Z učinkovitim omogočanjem in konfiguriranjem teh AI-agentov lahko organizacije povečajo produktivnost ter hkrati ohranijo varnost in skladnost. Začnite uporabljati Copilot že danes in preoblikujte svojo izkušnjo s SharePointom!

Robi Vončina, SharePoint arhitekt, predavatelj

robi.voncina@kompas-xnet.si

Imate dodatna vprašanja?

Za več informacij smo vam vedno z veseljem na voljo. Pišite nam na info@kompas-xnet.si ali nas pokličite 01 5136 990.