Power Automate vsebuje akcijo za pošiljanje e-poštnih sporočil (Send an email (V2)). V vsebino e-poštnega sporočila lahko vključimo tudi hiperpovezave, ki nam jih, na podlagi prejšnjih korakov, ponuja že sam Power Automate

Z orodjem Power Automate lahko avtomatiziramo svoje delovne procese, vključno s pošiljanjem obvestil in začenjanjem postopkov za odobritev. V obvestila pogosto želimo vključiti tudi povezavo do kakšnega dokumenta, pravilnika, elementa ipd. V tem članku si bomo ogledali, kako lahko hiperpovezave vključimo v e-poštna sporočila ter v obvestila o začetem delovnem toku.

V primeru bomo uporabili delovni tok, ki se proži, ko v SharePoint Online dokumentno knjižnico naložimo dokument ali ga spremenimo.

Pošiljanje hiperpovezav preko e-pošte

Power Automate vsebuje akcijo za pošiljanje e-poštnih sporočil (Send an email (V2)). V vsebino e-poštnega sporočila lahko vključimo tudi hiperpovezave, ki nam jih, na podlagi prejšnjih korakov, ponuja že sam Power Automate. Na sliki primer vstavljanja povezave do dokumenta na SharePointu, ki se prebere iz lastnosti sprožilca.

Problem je, da v tem primeru dobimo na mail cel URL do dokumenta, ki je lahko zelo dolg. Običajno bi želeli, da kot hiperpovezava služi le ena ali dve besedi, na primer »klikni tukaj«. V ta namen lahko uporabimo Power Automate Compose akcijo, preko katere s concat() funkcijo sestavimo HTML anchor.

Rezultat Compose akcije lahko nato vključimo v vsebino maila.

Povezava, poslana po mailu, je na ta način precej bolj elegantna.

Pošiljanje hiperpovezav ob začetku postopka za odobritev

Power Automate vsebuje različne akcije za ustvarjanje opravil oz. za začetek postopka odobritve, ki prav tako pošiljajo maile, s katerimi se odgovorne osebe obvesti o novi zadolžitvi. Tudi v tem primeru je koristno, če v mail vključimo povezavo do dokumenta, na katerega je novo opravilo vezano. Akcija za ustvarjanje opravil pa žal ne zna delati s HTML-jem, tako da zgoraj opisani postopek tu odpade.

V primeru, da želimo pri ustvarjanju opravil v mail vključiti le eno povezavo, lahko uporabimo predpripravljeni polji Item Link ter Item Link Description.

Ta 2 podatka se uporabita za generiranje povezave, ki jo v mailu dobimo pod postavko Link.

Če pa želimo pri ustvarjanju opravil poslati v mailu več kot eno povezavo, ali če želimo povezavo vključiti v besedilo maila, moramo povezavo definirati v polju Details. Kot rečeno pa tukaj strukture ne definiramo s HTML-jem, pač pa uporabimo Markdown sintakso. Za generiranje hiperpovezav, je sinktaksa sledeča:

[Besedilo, ki naj služi kot povezava](Dejanska URL povezava)

V tem primeru bo mail sestavljen na sledeč način:

Kot rečeno, lahko na ta način v mail vključimo tudi več povezav:

 

Klemen Vončina

Microsoft Office Specialist Master
predavatelj, MCT
klemen.voncina@kompas-xnet.si